Konsep dasar system

Konsep dasar system

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem - sistem bagian (subsystems). Sebagai misanya, Sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing - masing subsistem terdiri dari subsistem - subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen - komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari , alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Subsistem - subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satukesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem - subsistem sedemikian rupa, sehingg dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi (integrated). Anda dapat membayangkan, bagaimana seandainya sistem komputer yang anda miliki, masing - masing komponennya saling bekerja sendiri - sendiri. tidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai

Karakteristik system

Karakteristik system

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen - komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.


1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu keatuan. Komponen - komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian - bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen - komponen atau subsistem - subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat - sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.  Kalau sisteem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dana industri adalah supra dari supra sistem. 

  

2. Batas Sistem

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari sitem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Masukan Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan suatu subsistem lainnya. melalui penghubung ini memungkinkan sumber - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem  akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenence input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintence input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintence input yang digunakan untuk mengoprasikan komputernya dan data adalah signal input  untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak bergunamerupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluara yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebgai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan - bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah akan mengolah data - data transaksi menjadi laporan - laporan keuangan dan laporan - laporan lain yang dibutuhkan manajemen.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatau sistem dikatakn berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan

Klasifikasi system

Klasifikasi system

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebgai berikut :

1. Sistem dapat diklasisfikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem phisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran - pemikiran atau ide - ide yang tidak tampak secara phisik. Mislnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran - pemikiran antara manusia dengan Tuhan. Sisitem phisik adalah sistem yang ada secara phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, dan lain sebgainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. 

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Misalnya sistem perputaraan bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan humman-machine system atau ada yang menyebut degan man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinterakasi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebgai sistem tertentu dan sistem tak tentu.

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkahlaku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian - bagiannya dapat dideteksi degan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipatikan berdasarkan program - program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luarnya. Secara toritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar - banar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tetapi tidak benar - benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Pengendalian system

Pengendalian system

Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya, maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai daya beli diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control system), dan pengendalian umpan maju (feed forward control system ) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).  

MASUKAN --------> PENGOLAHAN ---------> KELUARAN

                      Bentuk dasar suatu sistem

A. Sistem Pengendalian Umpan Balik

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan - perbedaan atau penyimpangan - penyimpanga akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjudnya. Study teoritis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut dengan  cybernetisc.  Istilah ini berasal dari bahasa Yunani yaitu kybernettes  yang berarati "orang yang mengatur " penerapan suatu pengendalian daam suatu sistem.

Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu :

1.  Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya.
2.  Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.
3. Suatu unit pengendalian  (control unit ) yang membandingkan hasil ukuran censor dengan suatu  standar.
4. Suatu unit pengatur  (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukkan proses selanjudnya.

Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,  karena hasil balik yang negative akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk masukan proses selanjudnya. Contoh yang paling umum dari sistem pengendalian umpan balik adalah sistem themostat di dalam alat pendingin. (air conditioner). Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. Bila temperatu terlalu dingin, maka tungku pemanas sebagai pengatur unit pegnatur dalam thermostat akan dihidupkan. Bila temperatue terlalu panas, maka tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendali ini, maka ruangan akan menjadi lemabab dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai. Sistem akuntansi pertanggungjawaban merupaka penerapan dari sistesm pengendalian umpan balik dalam sistem akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dapat berupa pusat beaya dan pusat investai. Pada pusat beaya yang dikendalikan bila melebihi anggaran akan dianalisis peneybabnya dan akan diperbaiki untuk masukan selanjudnya. sehingga diharafkan beaya yang terjadi dapat diminimumkan.

B. Sistem Pengendalian Umpan Maju

Sistem pengendalian umpan maju (feedforward control system) disebut juga dengan istilah positive feedback. Positive feedback mencoba mendorong proses dari sistem supaya manghasilkan hasil balik yang posiif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sitem pengendalian umpan balik. Di dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian sepertin ini diangap mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari luar dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju. sehingga untuk hal - hal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positip, maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses didalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan dan cepat - cepat diatasi bila bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.

contoh :

Contoh penerapan sistem pengenadalian umpan maju yang paling banyak diterapkan pada sistem akuntansi adalah pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya dan bisa berakibat fatal bilaman saldo kas suatu ketika saldo menjadi sangat kecil atau bahkan menjadi defisit dan akan menyebabkan lekuiditas perusahaan rendah., sebagai akibatnya aktivitas perusahaan dapat terganggu. Untuk mengatasi hal ini, meka penerapan sistem pengendalian umpan maju diterapkan dengan meramalkan arus dari saldo kas dimasa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas. Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan perusahaan dankeputusan - keputusan yang memperngaruhi tingkat saldo kas. Proses ini diukur dari arus kas yang terjadi melalui proses akuntansi dan dibandingkan dengan batasan saldo kas yang diperbolekan dalam anggaran kas yang telah dibuat. Bila saldo kas yang terjadi berada diluar batas saldo kas yang telah dianggarkan, maka cepat - cepat dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. Sebagai pengatur adalah manajer keuangan yang akan melakukan tindakan penyesuaian terhadap saldo kas . Bila setiap saat proses mempengaruhi saldo kas selalu diawasi dan dikendalikan, diambil tindakan secepatnya sebelu terjadi hal yang fatal, maka keluaran yang terjadi diharafkan akan sesuai dengan yang diharafkan.

C. Sistem Pengendalian Pencegahan

Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan sistem pengendalian umpan maju mengendalikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba unutk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal  - hal yang merugikan untuk masuk kedalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal control) merupakan contoh penerapan dari sistem pengendalian pencegahan. Penerapan kebijaksanaan - kebijaksanaan, metode - metode dan prosedur - prosedur didalam sistem pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah hal - hal yang tidak baik mengganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya dapat beroperasi seperti yang diharafkan.

Konsep dasar informasi

Konsep dasar informasi

 Informasi ibarat darah yang mengalir dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy  tersebut yang disebut dengan negative entropy  atau negentropy.

Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebuh berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengembalian keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadaian dan kesatuan nyata. Kejadian - kejadian (ivent) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.  Didalam dunia bisnis, kejadian - kejadian yan sering terjadi adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul ada dan terjadi.

Misanya informasi " menabrak" merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata,  yaitu apa yang ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana. Tidaka dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya informasi lebih berguna bagi penerimanya, seharusnya berbunyi: "Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan Kaliurang kilometer 5".

1. Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjud. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol - simbol semacam huruf - huruf atau alphabet, angka - angka, bentuk - bentukk suara, sinyal - sinyal, gambar - gambar dan sebagainya.

           DATA       ----------> DIOLAH  --------> INFORMASI

                                   

                                            siklus pengolahan data

   

    2. Kualitas Informasi

Kualiatas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

AKURAT, berarti informasi haruss bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi kemungkinan benyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

TEPAT PADA WAKTU, berarti informasi yang datang pada  penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasidisebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi - teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

RELEVAN, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevasi informasi untuk tipa - tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab - sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.

  3. Nilai Informasi

suatu informasi dikatak bernilai bila manfaatnya lebih efektip dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidak pastian didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Misalnya adalah berupa harus dibayar perusahaan untuk mendapatkan inforamasi tersebut. Apakah informasi yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya ? Misalnya suatu perusahaan minyak membeli hak pengeboran sebesar 10 juta Dollar US dan yakin bahwa informasi terssebut akan sangat bernilai jika pemilikan tersebut mengandung paling sedikit 5 juta barel minyak mentah. Sedang perusahaan belum mengetahui seberapa banyak minyak mentah yang dikandung di dalam pemilikan tersebut. Ketidak yakinan ini dapat dikurangi dengan mendapatkan informasi tambahan yang berkualitas. Misalnya dengan menggandakan alat pengukur seismic shot atau meminta pendapat dari ahli geologi minyak. Untuk maksud mendapakan informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektip dari biaya - biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan bahwa informasi tersebut bernilai.

Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Karena sebgian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjud sebgaian besar informasi tidak dapat persis ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisi cost effectiveness, atau cost-benefit.